Siete trucos para organizar con éxito tu viaje en grupo

Sencillos consejos para la preparación de un viaje colectivo

09.11.2021 | 21:14
Siete trucos para organizar con éxito tu viaje en grupo

Viajar acompañado de más gente es cada vez más habitual y gratificante y en la mayoría de los casos es sinónimo de diversión y entretenimiento. Sin embargo, planificarlo y prepararlo no es sencillo y lleva tiempo si queremos hacerlo con garantías de que todo vaya según lo deseado.

Es importante tener en cuenta la situación, características y preferencias de las personas participantes en esa experiencia única en que se convierte casi siempre un viaje en grupo.

Las discusiones, casi siempre constructivas, son algo habitual en estos casos, bien sean de amigos o familiares o compañeros de trabajo. Por eso es importante disponer de una buena comunicación entre todos los miembros del grupo, de tal forma que cada una de las personas pueda expresar su opinión en cuanto al destino, presupuesto, alojamiento, excursiones, extras, etc.

1. Elegir un responsable. Establecer la persona del grupo que se encargue de centralizar todas las cuestiones es primordial. Y muchas veces no hay voluntarios y se echa mano de quien más experiencia tenga, más tiempo libre disponga o más buena voluntad manifieste. Esto permite coordinar peticiones, ideas, necesidades y gestiones más urgentes.

2. Determinar las formas de comunicación. Las nuevas herramientas digitales aportan fluidez, rapidez y comodidad. Hoy en día la conectividad es total y muy eficaz con WhatsApp o correo electrónico para estar al día de la organización y compartir documentos, folletos, imágenes, vídeos o consejos.

3. Confirmar las preferencias de destino. Es importante para un resultado final óptimo cuando se habla de organizar un viaje en grupo es muy importante definir el lugar, el modo de hacerlo y el límite máximo de dinero que se puede gastar.

4. Acordar cómo y cuándo se paga. Suele ser el capítulo más conflictivo y por eso es aconsejable decidir de antemano cómo se van a realizar los pagos y cuando se deben realizar. La recomendación más eficiente es que se ponga un bote en común para ir tirando de los primeros gastos, ya que si una sola persona se hace cargo de todo y posteriormente el resto le paga su parte suele generar pequeños (o grandes) conflictos y numerosos inconvenientes.

5. Adquisición global de billetes y reservas de alojamiento. Aunque algunas veces por exigencias de los calendarios o necesidades personales de algunos miembros estas compras se realizan de forma separada, es preferible que estas dos tareas se realicen para todo el grupo, es decir, reservar o comprar todos los billetes de avión, tren o autobús para conseguir asientos contiguos y pagar un mismo precio. Incluso obtener descuentos por viajar en grupo más numeroso. En cuanto al alojamiento ocurre lo mismo, ya que en el caso de que se reserve por separado, existe la posibilidad de que días más tarde no queden plazas o incluso de que el grupo sea disgregado.

6. Planificar la ruta. Los más viajeros recomiendan establecer horarios para visitar cada una de sus partes, pero al mismo tiempo también hay que dejar algo de tiempo libre para que cada persona pueda hacer la actividad que le apetezca e incluso para descansar. Este punto es muy discrecional, ya que la aventura, el descubrir lugares y rutas inesperadas y por sorpresa dejándose guiar por los lugareños también son presagio de un buen y diferente viaje.

7. Cuidar los detalles. Tener en cuenta hasta el mínimo detalle para que no surja ningún contratiempo en el transcurso del viaje o la estancia es aconsejable. Un pequeño detalle puede arruinar un viaje o hacer que sea inolvidable. Fijar los desplazamientos dentro del destino, reservar los restaurantes para comer, comprar las entradas para visitar los museos o lugares de interés, estudiar las rutas y los transportes más efectivos y baratos, son algunos de los aspectos a tener en cuenta.

Y recuerde que si organizar un viaje en grupo le suponga una tarea muy complicada o no tiene tiempo suficiente para hacerlo con garantías de éxito siempre es posible recurrir a alguna agencia de viajes o turística especializada que satisfará sus necesidades y las de su bolsillo.

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