Gasteiz - En apenas tres meses, medio millar de trabajadores municipales vitorianos se han trasladado a las nuevas oficinas de San Martín, en lo que ha supuesto un reto logístico de primera magnitud que ahora, con tan sólo una veintena de personas pendientes de mudarse, se puede dar por solventado, y con éxito además.

Eva Asensio, miembro de la oficina técnica creada al efecto para el traslado en 2013, explica cómo se ha llevado a cabo un proceso en el que no ha habido grandes sorpresas, principalmente porque para cuando empezó la mudanza física todo estaba planificado al detalle.

Durante año y medio se diseñó un plan que redefinía el funcionamiento de los servicios y departamentos y las relaciones entre los mismos, pues el traslado a San Martín implica además una nueva forma de trabajar en la institución. En cada departamento municipal afectado se designó a una persona responsable de organizar la mudanza y de coordinarse con otros departamentos, con el personal de Mantenimiento y con el de Tecnologías de la Información. La idea era atar todos los cabos posibles para que los cambios que hubiera que improvisar durante el traslado fueran los mínimos y se pudieran realizar sobre seguro.

A partir de ahí tocaba pensar en cómo planificar la mudanza en sí. “Se hizo un plan de traslado que incluía la puesta a punto del edificio, el diseño de la atención ciudadana, qué necesidades cubrir para que los departamentos no dejaran de funcionar con la mudanza, y luego el traslado físico de personal y de los medios que utilizamos. Era muy importante -resalta Asensio- que la interferencia en el trabajo municipal fuera mínima, y eso se ha buscado desde el primer momento, principalmente que no se dejara de atender al público; y todo esto con una economía de recursos materiales y humanos, pues había que ajustar el gasto”.

En mayo se llevaron a cabo en el edificio los trabajos previos de mantenimiento e informática, para evitar sorpresas posteriores, y que el edificio estuviera plenamente operativo en cuanto llegaran los primeros trabajadores. Cuando todo estuvo listo, se dio el pistoletazo de salida al traslado. Una media de 25 personas se han incorporado cada día a sus nuevos puestos durante tres meses, y no más. Se hizo así para no extender los alquileres de San Prudencio, Dato u Olaguíbel.

La mecánica ha sido en todos los casos la misma, se ocupaba San Martín y se desalojaba la antigua oficina prácticamente en el día. “Los primeros que entraron fueron los que no tenían relación con la ciudadanía, para causar la menor distorsión posible, Reprografía y Tecnologías de la Información, para la puesta a punto del edificio o por si surgía algún problema. Luego entraron Promoción Económica y Función Pública, y luego los trabajadores de Hacienda que menos trato tienen con el público”, señala Asensio.

El 29 de junio todo estaba listo para abrir las puertas de las nuevas oficinas, cuando todo el personal de Hacienda estaba ya allí. Desde el 1 de julio se han ido incorporando el resto de trabajadores municipales, y ahora ya sólo quedan por reubicarse las últimas personas que quedan de Medio Ambiente, que están en el palacio Zulueta, y el personal del CEA que está en la Casa de la Dehesa.

Según explica Asensio, la meticulosa planificación de la mudanza se ha traducido en una relativa tranquilidad en los últimos meses. “Parece mentira, pero no ha habido nada reseñable, cambios de mobiliario, cosas así. La gente ha seguido trabajando, la interrupción ha sido de medio día, y los trabajadores se han encontrado con su puesto preparado”, explica la técnico municipal, quien señala que el día anterior a cada traslado se preparaban cajas, se trasladaba material, y a primera hora de la mañana siguiente se cargaban los equipos informáticos. “Para las diez de la mañana estaban colocados”, afirma.

Una vez allí, Asensio asegura que en general la gente está cómoda. “Son 500 personas y hay opiniones de todo tipo, cada uno viene de años trabajando en un edificio y hay que acostumbrarse a un sitio nuevo, funcionar de distinta manera en algunas cosas, pero mi percepción es que el personal está contento”, afirma.

¿Y el público? “Al principio hubo algo más de espera, pero la atención a la ciudadanía funciona muy bien, prácticamente hemos pasado a un sistema de ventanilla única, y lo que se percibe es que hay tranquilidad, la gente espera su turno, y además hay un servicio de orientación que indica al ciudadano adónde tiene que ir”, señala Asensio, quien explica que durante el mes de junio hubo ciudadanos que querían entrar, probablemente más a hacer turismo de obra pública que a cumplimentar algún gestión. Por lo demás, señala, el anuncio de los traslados se hizo con la suficiente repercusión. “No creo que nadie se haya quedado sin hacer un trámite porque el edificio estuviera cerrado”, afirma la técnico municipal, que destaca el grado de colaboración que ha habido entre los diferentes departamentos. “Había una comunicación continua y eso ayuda muchísimo, si surgían necesidades se iban comunicando y se solucionaban”, concluye.